Konferencijų organizavimas

Konferencija – tai renginys, kurios pagrindiniai tikslai – įgyti žinių, skleisti naujas idėjas ir informaciją, dalintis patyrimu profesinėje veikloje, ieškoti tam tikrų sprendimo būdų ir kt. Konferencijos gali būti akademinės, verslo, spaudos ir kt.

Pagrindiniai organizaciniai darbai, kurie lemia sėkmingą konferencijos eigą, yra konferencijos vietos paieška, renginio dalyvių kvietimai, maitinimas, techninė įranga, tinkamas programos sudarymas ir kt. Šie darbai turi būti išsamiai aptarti ir suderinti iš anksto.

Ką atliekame mes?

• Išanalizuojame konferencijos tikslus, tematiką, pobūdį.
• Sudarome renginio biudžetą.
• Surandame tinkamiausią konferencijos vietą.
• Pasirūpiname konferencijai reikalinga technine įranga.
• Pasirūpiname sinchroniniu vertimu.
• Organizuojame dalyvių maitinimą, apgyvendinimą, transportą.
• Sudarome konferencijos programą, tvarkaraštį.
• Parengiame kvietimus, registruojame konferencijos dalyvius.
• Pakviečiame lektorius, pranešėjus.
• Koordinuojame konferenciją jos metu.
• Sudarome kultūrinę ir ekskursinę programą.
• Po konferencijos paruošiame renginio ataskaitas.
• Padedame pasirūpinti akreditavimo pažymėjimais ir kt.

Sėkmingai konferencijai labai svarbus tinkamas vietos pasirinkimas, kuris daro didelę įtaką sėkmingam renginio įgyvendinimui. Konferencijos dalyviams turi būti sudaromos kuo palankesnės darbo sąlygos. Patys svarbiausi tinkamas darbo sąlygas lemiantys veiksniai – tai salės dydis, triukšmo ribojimas, apšvietimas, konferencinės įrangos išdėstymas, patalpų vėdinimas ir kt.

Salės dydis

Salės dydį lemia konferencijos dalyvių skaičius. Geriausia konferencijų salės vietą rinktis tada, kai žinomas bent preliminarus konferencijos dalyvių skaičius.

Triukšmo ribojimas

Konferencijos vieta turi būti tokia, kad renginio dalyvių neblaškytų pašaliniai išorės garsai.

Apšvietimas

Apšvietimas - dar vienas svarbu konferencijos vietos pasirinkimas. Konferencijų salėje turėtų būti kuo natūralesnis apšvietimas, o esant poreikiui – galimas patalpų užtamsinimas.

Konferencinės įrangos išdėstymas

Salėje kėdės, stalai ir kita įranga turi būti išdėstyta taip, kad visi renginio dalyviai vienas kitą matytų, girdėtų. Mažesnėms konferencijoms optimalus variantas yra apskritas stalas, didesnėms – „Teatro“, „U“ formos, „Klasės“ kėdžių išdėstymo stiliai.

Vėdinimas

Vėdinimas svarbus patalpų mikroklimatui ir renginio dalyvių darbingumui. Konferencijos patalpos turi būti gerai vėdinamos. Šiltuoju metų laiku derėtų atsižvelgti į oro kondicionieriaus naudojimosi galimybę.

Kokia įranga dažniausiai reikalinga konferencijoms?

• Projektoriai.
• Nešiojamieji ar stacionarūs kompiuteriai.
• Garso įranga (garsiakalbiai, kolonėlės, mikrofonai, CD grotuvai).
• Vaizdo įranga (vaizdo, DVD grotuvai, televizoriai, ekranai).
• Sinchroninio vertimo įranga ir kt.

Kokia papildoma įranga reikalinga konferencijoms?

• Tribūnos.
• Interaktyvios ir rašymo lentos.
• Konferencijų stovai.
• Lazerinės rodyklės
• Bloknotai, rašymo priemonės ir kt.