Renginio koncepcijos analizė
Tai pamatinis renginio organizavimo žingsnis. Šiame žingsnyje svarbu nustatyti renginio tikslą, tematiką, pobūdį, poreikį, trukmę, auditoriją ir kt.
Vietos ir datos numatymas
Kuo anksčiau numatyta renginio vieta ir laikas, tuo greičiau galima pradėti platinti kvietimus ir informaciją apie renginį. Dažnai ankstesnis renginio laiko ir vietos numatymas padeda susilaukti didesnio dalyvių skaičiaus. Be to, prieš renkantis renginio vietą, būtina įsitikinti, ar ji tinka pasirodymui, technikos panaudojimui, yra patogi atlikėjams, dalyviams ir kt.
Renginio organizacinio plano sudarymas
Šiame žingsnyje svarbu išsiaiškinti kvietimų (bilietų) platinimą, patalpų apipavidalinimą, įgarsinimo specifiką ir foninę muziką, maitinimo galimybes, persirengimo ar gyvenamųjų patalpų skaičių, vietą ir kt.
Renginio scenarijaus kūrimas
Scenarijaus kūrimas – tai konkretaus renginio plano kūrimas. Jame turi atsispindėti viskas, kas susiję su konkrečiu renginiu: vedėjų pasirodymas ir jų trukmė, dalyvių judėjimas renginyje, dovanos ir kt. Rengiant scenarijų svarbu apgalvoti sukauptos ir atrinktos medžiagos išdėstymo, montažo, siužetinės linijos vystymo ir kitų komponentų pateikimo būdus ir priemones.
Renginio vietos apipavidalinimas
Renginio vietos apipavidalinimas (pvz., scenos dekoracijos, reklaminiai ir informaciniai stendai, floristika ir kt.) turi būti sudarytas taip, kad atitiktų būsimo renginio tematiką, sugebėtų fokusuoti dalyvių dėmesį, išnaudoti erdvę ir kt.
Renginio įamžinimas
Šis žingsnis apima renginio filmavimo, fotografavimo, vaizdo medžiagos montavimo bei nuotraukų gamybos veiksmus.
Biudžeto nustatymas
Renginiui reikalingų finansinių išteklių įvertinimą dažnai lemia renginio vieta, dydis, pobūdis, trukmė ir kiti veiksniai. Biudžetą derėtų sudaryti itin atsakingai ir racionaliai, nes nuo turimo jo priklauso renginio turinys, veiklų apimtis ir kt.
Apšvietimo ir garso aparatūros pritaikymas
Renginio apšvietimas ir garso aparatūra pritaikoma kiekvienam renginiui individualiai. Jos parinkimas ir reikiamos atmosferos sukūrimas priklauso nuo renginio pobūdžio, tematikos, dalyvių amžiaus ir kitų veiksnių.
Renginio dalyvių apgyvendinimo, maitinimo organizavimas
Maitinimas tiesiogiai yra siejamas su renginio tema, programa, turiniu, pramogomis. Tinkamas renginio dalyvių, svečių maitinimas ir apgyvendinimas yra tiek pat svarbūs, kiek ir pati renginio vieta: jie formuoja patirtį ir prisideda prie bendro kuriamo įspūdžio ir prisiminimų.
Renginio vedėjų, atlikėjų parinkimas
Renginio vedėjų bei atlikėjų (dainininkų, grupių ir kt.) parinkimas yra svarbi kiekvieno renginio dalis. Muzikinis repertuaras sudaromas priklausomai renginio pobūdžio ir būsimos auditorijos. Tinkamai parinkti vedėjai bei atlikėjai padeda kurti šventinę nuotaiką, draugišką atmosferą ir dažnai lemia sėkmingą renginio įgyvendinimą.
Kiekvienas renginio organizavimo žingsnis lemia sėkmingą renginio ir jo tikslų įgyvendinimą. Paprastai renginys laikomas sėkmingu tada, kai įgyvendinamos dvi sąlygos: pasiekiami renginio tikslai ir pasiekiamas renginio vadybos procesų efektyvumas.